🎥 Inviter un agent

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1️⃣ Inviter un agent

Pour inviter un agent à rejoindre votre organisation, il faut se rendre dans l’onglet “paramètre”.

Cliquer sur le sous-onglet “agents”

Vous verrez s’afficher à l’écran la liste des agents de votre organisation.

Cliquer sur le bouton “inviter un agent”.

Une adresse mail vous sera demandée. C’est l’adresse sur laquelle l’agent recevra une invitation pour créer son compte

<aside> 💡 L’agent pourra par la suite modifier l’adresse mail de son compte. Par défaut, l’adresse mail de son compte sera celle utilisée par l’invitation.

</aside>

Ensuite, vous allez devoir associé cet agent à un service parmi la liste des services à disposition depuis le menu déroulant.

<aside> ⚠️ Le choix du service est définitif. Par la suite, vous ne pouvez pas modifier un agent de service, cela créerait des incohérences. Si vous voulez vraiment réaliser cette opération, il faut supprimer et recréer le compte de l'agent

</aside>

Enfin, vous allez devoir lui donner un statut. Deux choix sont proposés :

• Statut “agent”

• Statut “agent administrateur”

  <aside> 💡 Pour rappel, un “agent administrateur” dispose de droits étendus. Ses droits lui donnent accès à l’onglet “paramètre”. Il pourra ainsi créer et modifier des lieux, des motifs et des agents dans son organisation et son service.

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  <aside> 💡 Voilà un aperçu du mail que recevra l’agent invité.

  

  </aside>

  En acceptant l’invitation, l’agent invité sera redirigé vers une page de première connexion où un mot de passe lui sera demandé (plus d’information ici)

  <aside> 💡 Si vous souhaitez inviter un agent dans plusieurs organisations alors il faudra l’inviter dans chaque organisation. Cependant, une fois que l'agent possède un compte, l'invitation n'aura plus besoin d'être validée : l'agent ne recevra pas d’e-mail et sera automatiquement ajouté.

  </aside>

🎥 Modifier un agent

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2️⃣ Modifier un agent

Modifier son statut

Vous allez pouvoir modifier le statut de l’agent, à savoir, le basculer d’un niveau “agent” vers “agent administrateur” ou d’un niveau “agent administrateur” vers “agent”.

<aside> ⚠️ Le choix du service est définitif. Vous ne pouvez pas modifier un agent de service, cela créerait des incohérences. Si vous voulez vraiment réaliser cette opération, il faut supprimer et recréer le compte de l'agent

</aside>

Pour modifier un agent de votre organisation, il faut se rendre dans l’onglet “paramètre”.

Cliquer sur le sous-onglet “agents”

Vous verrez s’afficher à l’écran la liste des agents de votre organisation.

Cliquer sur le symbole ”modifier” à droite de chaque agent.

Vous arrivez dans un écran permettant de modifier le statut de l’agent.

Modifier et cliquer sur le bouton “enregistrer”.

<aside> ℹ️ Les agents peuvent avoir des permissions différentes sur chaque organisation

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Modifier son organisation

Vous allez pouvoir modifier l’organisation d’un agent. Autrement dit, l’affecter dans une autre “organisation” ou l’ajouter à une seconde “organisation”. Il faut inviter l’agent dans la nouvelle organisation via la procédure “inviter un agent” présenté ci-dessus.

<aside> 💡 Aucune courriel ne sera envoyé car le professionnel a déjà un compte.

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Pour ne plus apparaître sur l’organisation précédente, il faut qu’un “agent administrateur” clique sur le symbole “supprimer” à droite du nom de l’agent dans le sous-onglet “agents”.

🎥 Supprimer un agent

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3️⃣ Supprimer un agent

Vous pouvez supprimer définitivement un compte agent.

<aside> ⚠️ Si vous souhaitez supprimer un agent avec des rendez-vous à venir, un message d’alerte apparaîtra à l’écran et bloquera la suppression. Veuillez les supprimer ou les réaffecter avant de retirer cet agent.

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Pour supprimer un agent de votre organisation, il faut se rendre dans l’onglet “paramètre”.

Cliquer sur le sous-onglet “agents”.

Vous verrez s’afficher à l’écran la liste des agents de votre organisation.

Cliquer sur le symbole ”supprimer” à droite de chaque agent.

<aside> 💡 Une pastille “inactif” apparaîtra à droit de chaque agent si ce dernier ne s’est pas connecté depuis 30 jours minimum.

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🎥 Gérer vos invitations

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4️⃣ Vos invitations

Vous allez pouvoir suivre vos invitations. C’est notamment utile si vous invitez plusieurs agents en même temps. Parfois, il est nécessaire d’inviter 5, 10 ou 40 agents d’un seul coup. Par exemple, après une session de présentation et formation lors d’un déploiement dans une nouvelle organisation. Il est alors utile de suivre l’ensemble de ces invitations pour les relancer si nécessaire.

Pour relancer une invitation, il faut se rendre dans l’onglet “paramètre”.

Cliquer sur le sous-onglet “invitation”.

Vous verrez s’afficher à l’écran la liste des invitations en cours.

Cliquer sur le bouton ”relancer l’invitation” à droite de l’agent.