🎥 Créer une fiche usager
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Allez dans l’onglet “usager” puis tapez en haut à droite sur le bouton “créer un usager”.
Une fois arrivée sur la fiche usager, vous allez pouvoir enregistrer différents champs.
A noter que les seuls champs obligatoires sont le nom et le prénom de la personne pour laquelle vous prenez un rendez-vous
<aside> ⚠️ Prenez soin de bien orthographier les noms et prénoms pour évitez la création de doublons
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<aside> 💡 Chaque fiche usager est associée à une organisation. La fiche usager est rattachée à l’organisation associée à l’agent qui a crée la fiche usager (plus d’information ici). Vous avez également la possibilité en tant qu’administrateur de paramétrer l’outil pour que les usagers soient visibles dans toutes vos organisations.
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Après avoir validé les informations de l’usager en appuyant sur “créer usager”, vous pourrez accéder à la fiche usager. Cette fiche contient les informations générales, l’historique et le statut des RDV de l’usager. Suite à la création d’une fiche usager avez la possibilité de l’inviter afin qu’il puisse directement se créer un compte sur RDV.
🎥 Modifier une fiche usager
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Vous pouvez modifier les informations d’une fiche usager. Pour mettre à jour son adresse mail, son numéro de téléphone ou ses préférences de notifications.
Chaque usager est libre de choisir s'il souhaite recevoir des notifications par email et/ou par SMS. Il peut configurer ces options dans son espace personnel.
<aside> 💡 Si un usager change ses options personnelles, les agents ne peuvent plus les modifier
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Cependant, si l'usager n'a encore jamais rectifié lui-même ces options (par exemple si c'est un compte usager qui vient d'être créé par l'agent), elles peuvent être configurées par les agents.
<aside> 🚨 Si vous ne renseignez pas le numéro de téléphone ou l’adresse e-mail de votre usager, il ne pourra pas recevoir de notifications pour ses rendez-vous.
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L'usager reçoit des notifications lorsqu'un agent vient de lui planifier un rendez-vous ou lorsqu’il planifie lui même un rendez-vous. Cette notification est envoyée par SMS et ou par email.
Des rappels de rendez-vous sont également envoyés aux usagers l'avant-veille à 9h00. Par exemple si un usager a un rendez-vous un jeudi à 15h00, il recevra une notification de rappel le mardi précédent à 9h00.
<aside> ⚠️ L’usager peut annuler son rendez-vous jusqu'à 4 heures avant le rendez-vous. Passé ce délais, il ne pourra pas l’annuler en autonomie. Il devra contacter votre structure.
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🎥 Fusionner des doublons usagers
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Il est possible que certains doublons soient créés. Le cas le plus courant est une fiche usager créé par un professionnel, sans adresse email. L'usager, lorsqu'il souhaite s'inscrire pour pouvoir prendre un rendez-vous lui-même par la suite créé un nouveau compte avec email.
<aside> 💡 Il existe d'autres cas où un doublon peut être créé. Par exemple, une faute de frappe dans la recherche d’une fiche usager par un agent pourrait laisser à penser que l’usager n’existe pas dans la base de donnée.
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L'unicité des comptes usagers se faisant uniquement sur l'email, l’outil ne fait pas de rapprochement automatique. Il y a donc une création d'une nouvelle fiche usager en doublon. Il y a un écran spécifique pour pouvoir fusionner certaines fiches qui est accessible depuis votre fiche usager.
Cliquer sur l’onglet “Usagers”
Cliquer le bouton “fusionner deux usagers”.
Il vous sera demandé d’enregistrer dans chacune des colonne le nom de l’usager en double.
Apparaîtra alors les informations de chacune des fiches usagers, avec en orange les différences et en vert les similitudes. Vous aurez la possibilité de sélectionner les informations à retenir de l’une ou l’autre des fiches usagers en cochant les lignes. Les informations cochées seront celles retenues dans la nouvelle fiche fusionnées.
<aside> 💡 Pour éviter les doublons, un message d’avertissement est visible lorsque la même adresse mail est utilisée.
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