🎥 Accéder à ses motifs
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<aside> ⚠️ Les motifs sont liés à la notion de “service” et à la notion d’”organisation”. Un motif est donc configuré pour les agents d’un service et d’une organisation.
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Le motif est l’objet de votre rendez-vous. À chaque planification de rendez-vous, un agent devra lui associer un motif.
De nombreuses options existent pour configurer vos motifs 👇
Pour créer et gérer vos motifs, vous devez aller dans l’onglet “paramètre”
Puis cliquer sur le sous-onglet “motifs”.
Vous avez une visibilité sur l’ensemble de vos motifs déjà configuré.
Les motifs ont 3 critères principaux :
📌 Le service auquel le motif est rattaché
📌 L’option de réservation : ouvert en ligne ou hors ligne
📌 Le type de RDV : Sur place, par téléphone ou à domicile
Il est alors possible de filtrer les motifs selon ces critères.
Cliquer sur le symbole “modifier” à droite de chaque motif.
Cliquer sur le bouton “créer un motif” en haut à droite de l’écran.
🎥 Configurer un motif
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Pour la création d’un motif ou la modification d’un motif existant, vous arrivez dans la même page de configuration 👍
Déterminez un nom, le service, une durée et la couleur qui apparaitra dans le planning pour ce motif.
Sur place, par téléphone ou à domicile.
<aside> 💡 Pour un rendez-vous “sur place” l’usager recevra l’adresse du lieu associé au rendez-vous dans sa notification SMS.
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<aside> 💡 Pour un rendez-vous “par téléphone” l'usager sera notifié que le RDV se passera par téléphone, au numéro indiqué dans son profil
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<aside> 💡 Pour un rendez-vous “à domicile” l'usager sera notifié par SMS que le RDV aura lieu à l'adresse remplie dans son profil
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En cochant cette case, le motif ne sera ouvert qu’aux usagers bénéficiant d’un accompagnement par le biais d’un agent référent. Quand le motif est en ligne et de suivi, l’usager peut depuis son espace connecté cliquer sur **Prendre un RDV de suivi** et accéder aux créneaux disponible de son agent référent. Ce bouton restreint la liste des motifs, des lieux et des créneaux en fonction des plages d’ouverture de l’agent référent.
En cochant cette case, le motif sera utilisable par les agents du service “secrétariat”. Ils pourront alors poser des rendez-vous dans leur agenda et configurer les plages d'ouverture avec ce motif.
<aside> 💡 Cette option est notamment utile pour créer des plages de disponibilités ouverte à la réservation en ligne pour des rendez-vous rapide de diagnostic et d’orientation. La personne du service secrétariat pourra alors prendre des rendez-vous rapide par téléphone puis planifier lors de l’échange un rendez-vous sur les disponibilités des agents du services concerné par la demande l’usager.
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Choisissez si ce motif est un rendez-vous individuel ou collectif.
Pour les RDVs collectifs, vous pouvez définir le nombre de participants (plus d’information ici)
En raison de la sensibilité de certaines informations, RDV Solidarités propose de rendre visible ou non, de notifier ou non les motifs :
Les instructions sont des messages que vous pouvez indiquer à vos usagers.
<aside> ⚠️ Ces instructions apparaissent uniquement dans la notification mail. Elles n’apparaissent pas dans la notification SMS. Vous pouvez indiquer une instruction avant et/ou après la confirmation de RDV
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<aside> 💡 N’étant pas encore ouvert à la prise en ligne des usagers, si vous souhaitez qu’une instruction soit indiquée dans la notification mail, vous devez remplir l’encadré “indications affichées après la confirmation du rendez-vous”
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Ce message que vous pouvez personnaliser sera affiché à l'usager au moment de confirmer l’annulation de son RDV. Ce message permet de prévenir l’usager des effets de l’annulation de ce RDV.