🎥 Choisir une disponibilités depuis les agendas
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🎥 Choisir une disponibilités depuis “trouver un rendez-vous”
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La première étape pour créer un rendez-vous est de trouver une disponibilité parmi les vôtres ou celles de vos collègues. Vous avez deux chemins pour trouver une disponibilité : soit directement depuis les agendas ; soit depuis le bouton “trouver un rendez-vous”
Vous pouvez créer un rendez-vous sur votre propre agenda ou sur l’agenda de vos collègues depuis le menu déroulant affichant le nom et prénom de vos collègues.
<aside> 💡 Le statut “agent administrateur” et le service “secrétariat” permettent d’accéder aux agendas des agents de toute l’organisation. Le statut “agent” vous donne uniquement la visibilité sur les agendas des agents de votre service.
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Depuis l’agenda, en double cliquant sur le créneau souhaité, vous entrerez dans le formulaire de création de rendez-vous que nous détaillerons ci-après.
Le bouton “trouver un rendez-vous” est un moteur de recherche des disponibilités au sein de votre organisation ou de votre service.
<aside> ⚠️ Cette fonctionnalité n’est possible que si les agents ont renseigné leurs “plages d’ouvertures” (plus d’information ici)
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<aside> 💡 Le statut “agent administrateur” et le service “secrétariat” permettent d’accéder aux disponibilités des agents de toute l’organisation. Le statut “agent” vous donne uniquement la visibilité sur les disponibilités des agents de votre service.
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En cliquant sur le bouton “trouver un rendez-vous”, vous arriverez dans un moteur de recherche. Vous êtes invité à renseigner les critères de la disponibilité recherchée, à savoir le service, le motif, l’agent, le lieu et la date. Une fois ces informations indiquées, il faudra cliquer sur “Afficher les créneaux”.
Un écran proposera les disponibilités correspondantes aux critères renseignés.
<aside> 💡 Si plusieurs agents renseignent des disponibilités sur le même créneau pour le même motif, RDV Solidarités choisira une disponibilité au hasard parmi celles disponibles.
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Une fois une disponibilité sélectionnée, vous entrerez dans le formulaire de création de rendez-vous.
🎥 Remplir le formulaire de création de rendez-vous
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Peu importe le chemin emprunté - depuis les “agendas” ou depuis le moteur de recherche “trouver un rendez-vous” - vous arrivez dans le formulaire de création de rendez-vous. Plusieurs informations vous seront demandées pour valider la création du rendez-vous.
Vous aurez accès aux motifs de votre service. Par défaut votre service sera sélectionné et ne pourra pas être modifié. Il faudra alors sélectionné un motif parmi la liste des motifs de votre service depuis le menu déroulant.
<aside> ⚠️ Si vous êtes un utilisateur “agent administrateur” ou un utilisateur du service “secrétariat” et que vous planifiez un rendez-vous pour un collègue, vous verrez s’afficher par défaut le service de l’agent concerné et les motifs associés à son service.
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<aside> ⚠️ Une fois le rendez-vous planifié, vous ne pouvez plus modifier le motif. Pour le modifier, il faudra supprimer le rendez-vous et planifier un nouveau rendez-vous avec le bon motif.
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Dans ce champ, vous devez indiquer l’usager concerné par le rendez-vous via le moteur de recherche en renseignant les premières lettres de son nom ou de son prénom. Dans le cadre d’un premier contact, vous pouvez “Créer un usager” (plus d’information ici). Vous trouverez également un encadré permettant d’ajouter des éléments de contexte relatifs à l’usager.
Vous devez renseigner la date et l’heure. Ces informations seront préremplies sur la base de votre sélection (soit depuis l’agenda ; soit depuis le bouton “trouver un rendez-vous”). Il faudra ensuite renseigner une durée. Là aussi, par défaut, cette information sera préremplie sur la base des paramètres du motifs sélectionné. Enfin, il faudra sélectionner un lieu parmi les lieux de votre organisation (plus d’information ici).
<aside> 🚨 Vous avez la possibilité de créer un lieu ponctuel. Il s’agit d’un RDV à une adresse inhabituelle. La saisie de ce champ est libre.
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Il vous sera également demandé d’indiquer l’agent en charge de ce RDV. Si un RDV nécessite l’intervention de deux professionnels, il est possible d’associer deux agents à un seul RDV.
Enfin, le champ “notifications” résume le comportement et les informations de notification. Le comportement se réfère au motif. Concernant les notifications, elles se réfèrent davantage à la fiche usager. Si vous souhaitez informer l’usager du RDV par e-mail et par SMS, il faut impérativement renseigner ces informations dans sa fiche usager (plus d’information ici)
<aside> 💡 Pour chaque rendez-vous, deux notifications sont envoyées : directement à la prise de RDV et 48 heures avant le RDV. Vous pouvez choisir d’envoyer l’une ou l’autre de ces notifications. Par défaut, les deux notifications seront envoyées.
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<aside> 💡 Il est possible d’ajouter des instructions dans la notification email. Pour les SMS, il n’est pas possible d’ajouter ou de modifier les informations.
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